09 jan Tips voor de optimale sollicitatiebrief + CV
Het zal best vaak voor zal komen dat je in hearthunten geen begeleidende sollicitatiebrief hoeft te schrijven. Toch is het toch handig deze voor te bereiden “voor het geval dat”. Daarom help ik je aan wat tips voor de optimale sollicitatiebrief. Tips waarvan ik denk dat die daaraan moet voldoen.
Structuur in de zakelijke korte brief
Een sollicitatiebrief moet gestructureerd zijn. Het liefst een brief van 1 kantje (A4 natuurlijk) met 3 à 4 alinea’s van maximaal 7 regels. De brief moet geadresseerd zijn aan een zo hoog mogelijke persoon in de organisatie (de beslissingsbevoegde). In de eerste alinea liefst verwijzen naar een telefoongesprek met deze persoon. In de tweede alinea komt de motivatie om te solliciteren. Waar sta ik, waar wil ik naartoe en wat zie ik daarvan in het bedrijf en de functie terug. De derde alinea gaat daar verder op in: waarom precies dat bedrijf?
Dat is minder ingewikkeld dan het lijkt. Haal de steekwoorden voor deze alinea uit de teksten op de website en uit de vacature. In de laatste alinea schrijf je dat je uitziet naar een volgend contact. Neem een tijdslimiet aan van 2 weken voor reactie. Als de tijdslimiet overschreden wordt: altijd contact opnemen. Soms kan een prettige uitsmijter (enthousiaste blijk van belangstelling) heel leuk overkomen, bijvoorbeeld: “U zoekt een enthousiaste verpleegster? Ik voel me uitgedaagd!”
Mijn favoriete stijl is nog altijd een korte zakelijke brief. Spreek de ontvanger altijd aan met “u”, tenzij je de persoon al lang en heel goed kent en tutoyeert. Verder moet de stijl van de brief vooral afhangen van de cultuur van het bedrijf en de eigen voorkeur. De persoonlijkheid van de kandidaat moet als het ware in de brief doorklinken.
Een succesvolle brief bevat een heldere bondige motivatie waarom je voor dit bedrijf en deze functie de ideale kandidaat denkt te zijn en waarom dit bedrijf je erg aanspreekt. Nooit onderdanig maar altijd met een rechte rug. Nooit zelfvoldaan, maar in de overtuiging dat de samenwerking meerwaarde voor beide partijen zal opleveren.
Geen verhalen, geen levensbeschrijvingen, geen herhaling van het CV
Belangrijk bij een motivatie is dat het geen herhaling is van het CV. Levensbeschrijvingen horen niet in een sollicitatiebrief. Een brief die te lang is of spelfouten bevat belandt snel op de stapel ‘afwijzen’. Spelfouten zijn een belangrijke indicatie van onzorgvuldigheid. Als je het schrijven van een sollicitatiebrief al niet serieus neemt, hoe kan een werkgever dan verwachten dat je je werk wel zorgvuldig doet?
Nog een paar tips? Neem je eigen brief en CV altijd in tweevoud mee naar een gesprek (liefst nog drievoud, in elk geval genoeg om ééntje zelf te houden en een paar om uit te delen). Printen op iets zwaarder papier (120 grams) maakt een ‘gewichtige’, serieuze indruk. De sollicitatie is kennelijk belangrijk voor je. Stuur een digitaal CV altijd als PDF, nooit als Word-document, scan (maak een foto met je smartphone) in de begeleidende brief altijd netjes je handtekening in blauwe inkt in.
Let ook op de bestandsnaam, deze moet direct duidelijk zijn (bijvoorbeeld CV-RuudKruip-WIJDELAND.pdf). Sommige corporate recruiters vinden een Word-bestand handiger: in Windows opent een pdf-bestand lastiger en het kopiëren van jouw Curriculum Vitae naar een recruiters-CV is met een Word-bestand makkelijker. Schrijf een brief altijd zelf, gebruik je eigen woordkeus. Het valt in een gesprek op als je woordkeuze uit de brief niet aansluit bij jouw taalgebruik. De 1e indruk op papier kan je maar 1 keer maken.
Nog een paar andere tips voor de optimale sollicitatiebrief
Tip 1. Houd in je brief een tijdvolgorde aan. Begin met waar je vandaan komt, ga dan naar wat jou zo aantrekt aan het bedrijf van keuze, en eindig waarin jullie samen meer voor elkaar kunnen betekenen, jullie gezamenlijke toekomst. Het CV schrijf je precies in de andere volgorde. Toekomst eerst, verleden het laatst.
Tip 2. Zorg dat je een lettertype hebt dat groot genoeg is om te kunnen lezen (minimaal 10 punts) en klein genoeg om niet over te komen als dat je groot nodig hebt om iets te verbloemen (maximaal 12 punts. Het hangt van je lettertype af welke grootte het beste uitkomt. Ik kies zelf graag voor Arial, Tahoma of Verdana. In geen geval Times New Roman. Omdat dit zeer conventioneel en behoudend overkomt, tenzij je boekhouder bent natuurlijk, dan is dit een goed lettertype! Sla je producten op onder de juiste naam waarin jouw naam vermeld, dan maak je het vinden van jouw sollicitatie in een mailbox makkelijker.
Tip 3. Let op de zwart-wit verhouding. Print je CV en brief uit op A4, enkelzijdig. Leg de A4-tjes met de niet-bedrukte zijde op tafel, de tekst dus zichtbaar boven in beeld. Nu draai je de papieren 180 graden, zodat je de tekst ten opzichte van jouw positie ondersteboven moet lezen. Neem wat afstand en kijk naar de zwart-wit verhouding. Houd voldoende ruimte in kantlijnen en witregels. Het totaalbeeld moet overzichtelijk zijn en blijven. Onleesbaar? Teveel zwart? Dat klopt niet! P&O-ers hebben vaak de tijd niet om alle brieven te lezen. Om snel een eerste selectie te maken gebruiken ze soms deze techniek. Doe er je voordeel mee! Is het een groot zwart vlak van tekst, met weinig wit, dan moet je wellicht iets minder woorden gebruiken om meer wit te creëren. Is het alleen maar wit, dan kan je wellicht wat meer woorden besteden en het wat zwarter maken. Een prettige zwart-wit verhouding voor het oog betekent doorgaans dat je brief met CV mogelijk op de stapel “door naar de volgende ronde” belandt, terwijl teveel zwart gegarandeerd direct in de prullenbak belandt.